Abrechnungssystem
Finanzprozesse in der Ferienvermietung sicher im Griff
Abrechnung, Zahlungsmanagement und Auswertungen gehören zu den anspruchsvollsten Aufgaben im Vermietungsalltag. Wir bündeln alle finanzrelevanten Prozesse in einem durchgängigen System. Von der Eigentümer- und Gastabrechnung bis zum Zahlungshandling.
Statt manueller Listen, Abstimmungen und Nacharbeit arbeiten Sie mit automatisierten Prozessen, die Fehler reduzieren und Zeit sparen. So behalten Sie Erlöse, Auslastung und Zahlungsflüsse im Blick, erfüllen DAC7- sowie weitere Compliance-Anforderungen zuverlässig und schaffen eine rechtssichere Grundlage für Buchhaltung, Steuerberatung und strategische Entscheidungen.
Das bieten wir Agenturen und Destinationen
Eigentümerabrechnung
Mit der Eigentümerabrechnung erstellen Sie automatisch Abrechnungen pro Eigentümer oder pro Objekt auf Provisionsbasis für vermittelte Buchungen. Auch Sonderleistungen wie Hausmeistertätigkeiten oder Pauschalen werden berücksichtigt. So sorgen Sie für transparente Prozesse und eine verlässliche Zusammenarbeit mit Ihren Eigentümern.
Abrechnungen lassen sich pro Eigentümer und auch pro Objekt erstellen und gesammelt verwalten. Der direkte Versand per E-Mail aus dem System reduziert manuelle Arbeitsschritte.
Für Auszahlungen erzeugt das System automatisch eine Überweisungsdatei im XML-Format für Ihr Bankprogramm. Das vereinfacht den Zahlungsprozess und vermeidet Übertragungsfehler.
Eigentümerabrechnungen lassen sich in mehreren Sprachen erstellen und versenden. Zusätzlich werden verschiedene Währungen unterstützt, zum Beispiel Schweizer Franken oder Polnische Złoty. Den Wechselkurs legen Sie individuell fest, auf Basis der vereinbarten Konditionen mit dem Eigentümer.
Flexible Abrechnung von Eigentümerposten
Abrechnung von Eigentümerposten nach definierten Bedingungen
Sie erstellen Abrechnungsposten und verknüpfen diese mit klar definierten Bedingungen. Die Posten werden nur dann berücksichtigt, wenn die festgelegten Kriterien erfüllt sind. So vermeiden Sie manuelle Prüfungen und behalten die Kontrolle über Ihre Abrechnung.
Typische Anwendungsfälle sind Eigenbelegungen, unterschiedliche Inkassoarten (durch Agentur oder Gastgeber) oder das Erreichen einer bestimmten Mindestanzahl an Nächten.
Stornorechnung mit Wiederbelegung
Zeit sparen durch automatische Verrechnung bei Wiederbelegung
Wird eine Buchung durch den Gast storniert, erstellen Sie eine Stornorechnung für die ursprünglich gebuchten Tage. Wird die Unterkunft anschließend erneut belegt, erkennt das System die Neubuchung und verrechnet die wiederbelegten Tage automatisch.
So wird nur der tatsächlich relevante Betrag für den Gast berücksichtigt. Entweder als Gutschrift oder als korrigierte Rechnung, abhängig von Ihren Einstellungen zu Stornogebühren. Das bedeutet weniger manuelle Nacharbeit und ein sauber geregelter Stornoprozess auch bei Wiederbelegung.
Gastrechnung
Flexible Gastrechnungen mit MwSt.-Ausweis und Splitoption
Reisen Gäste aus beruflichen Gründen, benötigen sie eine Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer. Mit unserem Rechnungsmodul erstellen Sie eine oder mehrere Gastrechnungen (Splitrechnungen) zu einer Buchung.
Rechnungen lassen sich an unterschiedliche Empfänger ausstellen und um manuelle Posten wie Wäschepakete oder Reitstunden ergänzen. So reagieren Sie flexibel auf individuelle Anforderungen ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand.
Buchungsübersicht mit Jahresrechnung für die Eigentümer
Übersichtliche Darstellung von Einnahmen und Ausgaben ohne zusätzlichen Aufwand
Mit der Buchungsübersicht inklusive Jahresübersicht stellen Sie Eigentümern und Gastgebern eine strukturierte Übersicht der Einnahmen und Ausgaben des vergangenen Jahres zur Verfügung.
Die Statistik ist direkt im Eigentümerbereich abrufbar. So erhalten Eigentümer jederzeit Einblick in ihre Zahlen. Und Sie sparen sich Rückfragen und manuelle Auswertungen.
Globaler Buchhaltungsexport
Strukturierte Abrechnungsdaten für die Finanzbuchhaltung
Auf Basis der archivierten Eigentümerabrechnungen erstellt das System eine zeilenbasierte Exportdatei mit Buchungsbezug. Die Datei ist für die Weiterverarbeitung in Finanzbuchhaltungsprogrammen wie z. B. DATEV geeignet.
So vereinfachen Sie die Zusammenarbeit mit Steuerberatung und Buchhaltung und sparen Zeit bei der Datenaufbereitung.
Zahlungshandling
Zentrale Verwaltung aller Gästezahlungen mit automatisierten Erinnerungen
Verwalten Sie alle Gästezahlungen direkt in Ihrem Buchungssystem. Leistungen lassen sich nach dem Zeitpunkt der Zahlung (vorab oder vor Ort) unterscheiden. Zahlungsfristen bleiben jederzeit nachvollziehbar.
Versenden Sie Zahlungserinnerungen und Mahnungen an Gäste oder exportieren Sie Listen mit fälligen Anzahlungen und Restzahlungen. So vermeiden Sie Zahlungsausfälle und reduzieren manuellen Abstimmungsaufwand.
Automatische Zuordnung von Kontoumsätzen
Weniger Buchhaltungsaufwand durch automatische Zahlungszuordnung
Die automatische Zuordnung von Kontoumsätzen übernimmt die Prüfung und Zuordnung von Zahlungen direkt im System. Ein Großteil der Umsätze wird automatisch der passenden Buchung zugeordnet.
Das beschleunigt die Zahlungsbestätigung für Gäste und reduziert typische Fehlerquellen in der Buchhaltung. Für Sie bedeutet das eine spürbare Entlastung im Tagesgeschäft.
Banking-Schnittstelle
Direkte Bankanbindung mit automatischer Zahlungszuordnung
Stellen Sie über unsere Schnittstelle eine direkte Verbindung zu Ihrer Bank her und lesen Sie die Umsätze im System ein. So werden diese zentral und unkompliziert den Buchungen zugeordnet.
Gäste werden automatisch über den Eingang, z. B. die Anzahlung oder Restzahlung, informiert. Das reduziert tägliche Nachfragen, ob die Reisepreiszahlungen schon angekommen sind.
Leistungsübersicht je Buchung
Die Leistungsübersicht je Buchung ist die wichtigste Statistik im System.
Sie zeigt alle Leistungen einer Buchung oder Stornierung buchungsbezogen und vollständig an. Inklusive Mieterlös für den Eigentümer und Ihrer verdienten Provision. Damit erhalten Sie eine verlässliche Grundlage für Abrechnung, Kontrolle und Auswertung auf Einzelfallebene.
Für die Weiterverarbeitung lassen sich die Daten als Excel-Datei exportieren. Bildschirmoptimiert zur Analyse oder importfreundlich für die Übergabe an externe Systeme. So integrieren Sie die Informationen nahtlos in Ihre bestehenden Prozesse.
Kassenbuch
Barzahlungen zentral erfassen und dokumentieren
Mit dem Kassenbuch verwalten Sie Ihre Kasse und alle zugehörigen Barzahlungen zentral im System. Sie erfassen Verkäufe oder ordnen Barzahlungen direkt einer Buchung zu.
Alle Bargeldbewegungen werden übersichtlich dokumentiert und stehen für Auswertungen oder einen einfachen Export zur Verfügung.
Kontoauszug
Zahlungen schnell finden und sicher im Blick behalten
Der Kontoauszug zeigt alle gebuchten Zahlungen übersichtlich nach Valuta sortiert. Zahlungen können pro Buchung zusammengefasst werden, sodass die Gesamtbeträge direkt sichtbar sind.
Mit Filtern lassen sich Zahlungen nach Zahlungsart (z. B. Überweisung, Barzahlung, EC-Karte, PayPal oder Kreditkarte) sowie nach Art der Zuordnung (z. B. automatisch, Anzahlung, Restzahlung, Kaution oder Kautionsrückzahlung) anzeigen. So finden Sie relevante Zahlungsvorgänge schnell und gezielt und behalten jederzeit den Überblick über Ihre Zahlungsflüsse.
Statistiken
Fundierte Entscheidungen durch klare Kennzahlen und Jahresvergleiche
Mit den Statistiken behalten Sie die wirtschaftliche Entwicklung Ihrer Objekte jederzeit im Blick. Die Statistik je Eigentümer bietet Ihnen einen schnellen Überblick über Auslastung, Buchungen, Mieteinnahmen und Provisionen pro Objekt, inklusive Jahresvergleich.
Ergänzt wird die Auswertung durch eine Kurzstatistik zu Buchungstrends, mit der Sie Entwicklungen frühzeitig erkennen und die Performance Ihrer Ferienwohnungen gezielt verfolgen können. So lassen sich Abrechnungen besser vorbereiten und Entscheidungen fundierter treffen.
Stornogebührenliste
Stornierungen und Stornokosten übersichtlich im Blick
Die Stornogebührenliste zeigt Ihnen alle stornierten Buchungen inklusive Stornokosten, offener Beträge und der Zeiträume, die erneut vermietet wurden.
So erkennen Sie schnell, welche Beträge noch relevant sind und wo Wiederbelegungen erfolgt sind. Für die Weiterverarbeitung lässt sich die Liste als CSV-Datei exportieren und direkt an die Buchhaltung übergeben.
Übernachtungsstatistik
Zuverlässige Übernachtungszahlen für Meldungen und Buchhaltung
Die Übernachtungsstatistik zeigt Ihnen für einen frei wählbaren Zeitraum die Anzahl der Buchungen, Personen und Übernachtungen. Dank Filterung nach Objektgruppen lassen sich die Daten gezielt auswerten und an Ihre Organisationsstruktur anpassen. Diese Statistik bildet eine verlässliche Grundlage für die Meldung an das Statistische Bundesamt und unterstützt Sie dabei, gesetzliche Anforderungen effizient und korrekt zu erfüllen.
Alle erfassten Daten fließen in den Globalen Buchhaltungsexport ein. Dieser stellt eine zentrale, zeilenbasierte Exportdatei bereit, die Buchungen, Leistungen, Zahlungen und archivierte Eigentümerabrechnungen berücksichtigt. Das Exportformat ist für die Weiterverarbeitung in Finanzbuchhaltungssystemen wie DATEV optimiert und erleichtert die Zusammenarbeit mit Buchhaltung und Steuerberatung.
So schaffen Sie eine durchgängige Datenbasis. Von der Übernachtungsstatistik bis zur Finanzbuchhaltung und reduzieren den manuellen Aufwand in Ihren Abrechnungs- und Meldeprozessen.
Software, die Prozesse vereinfacht und Übersicht schafft
